Giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng nhật

1. Tầm quan trọng của kỹ năng nghe gọi điện thoại

■　Trả lời điện thoại: Kỹ năng trả lời điện thoại tốt hay không sẽ là yếu tố ảnh hưởng lớn tới ấn tượng của khách hàng/đối tác đối với công ty.

Do đó, cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty của bạn. Đặc biệt là đối với người lần đầu gọi điện đến, cách bạn trả lời điện thoại sẽ để lại ấn tượng sâu sắc nhất đến họ, và ảnh hưởng lớn đến ấn tượng của họ với công ty.

■　Gọi điện thoại: trước khi gọi điện, ngoài việc chuẩn bị nội dung cuộc nói chuyện giúp tiết kiệm thời gian của bản thân và đối tác, công tác chuẩn bị cũng như thời gian gọi điện cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả cuộc nói chuyện.

＝＞ Vì vậy, việc trang bị những hiểu biết cũng như trau dồi kỹ năng nghe và gọi điện khi vào công ty Nhật là điều hết sức cần thiết, đặc biệt là những bạn làm công việc 事務 ・総務・人事 hay 営業

Xem thêm: kính ngữ tiếng Nhật

Xem thêm: khóa tiếng Nhật thương mại

2. Trình tự nghe điện thoại

Step 1: Chuẩn bị nhấc máy

• Luôn đặt bút và giấy ghi nhớ bên cạnh.
• Nhanh chóng nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông

Step 2: Nghe máy và chào hỏi

Ví dụ:

Bạn          ：お電話有難うございます。〇〇会社でございます。　　(1)

Người gọi  ：▲▲商事の▢▢と申します。お世話になっております。
Bạn          ：▲▲商事の▢▢様ですね。お世話になっております。     (2)

• Khi nhấc máy lên, cần chào hỏi đối phương (Câu 1). Có thể thêm tên phòng ban và tên riêng của mình 「お電話ありがとうございます。○○会社の人事部でございます。」

• Sau khi đối phương xưng danh, hãy chào hỏi lại đối phương (Câu 2)

Lưu ý:
Ở bước này, câu (1) và (2) có dùng cho tất cả các cuộc gọi thông thường.

※ Trường hợp ngoại lệ: để đối phương chờ quá 3 hồi chuông, đối phương không xưng tên, ko nghe rõ … thì nội dung các câu có đôi chút thay đổi như sau:

・ Câu (1): Nếu để đối phương chờ quá 3 hồi chuông 「お待たせ致しました。〇〇会社でございます」
・ Câu (2): Nếu đối phương không xưng tên 「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」
・ Nếu không nghe rõ: 「申し訳ございません、お電話が少し遠いようです。 もう一度お名前をお願い致します」

Step 3: Xác nhận đối tượng nghe máy

★　Trường hợp 1: Nếu đối tượng nghe máy là bản thân mình

Ví dụ:
Người gọi：人事部のファン・マイ様いらっしゃいますか。
Bạn         ：はい、わたくしファン・マイでございます。

Sau khi xong phần chào hỏi bước 2, đối phương sẽ nói tên người cần gặp. Nếu người cần gặp là bản thân mình, hãy tiếp nhận cuộc gọi và trao đổi như thông thường.

Trong quá trình trao đổi, hãy memo lại thông tin cần thiết để xác nhận lại khi kết thúc cuộc hội thoại.

★　Trường hợp 2: Nếu đối tượng nghe máy không phải bản thân mình

Nếu người đối phương cần gặp là người khác, trước khi chuyển máy hãy xác nhận xem người đó có thể nghe điện thoại được hay không.

①　Nếu người cần nghe máy không có mặt/không thể nghe máy luôn:

➔ Thông báo tình trạng của đối tượng nghe máy (ra ngoài, đang họp,…). Thông báo luôn giờ quay lại (nếu biết).
➔ Hỏi xem đối phương có cần gọi lại không, nếu có, hỏi số điện thoại.
➔ Xác nhận lại thông tin cần thiết: tên riêng, công ty, số điện thoại, mục đích cuộc gọi (nếu biết)
➔ Xác nhận thời gian đối phương có thể nghe máy.
➔ Xưng tên và phòng ban của mình.

Tham khảo: sách tiếng Nhật thương mại

Lưu ý:
Trường hợp đối phương không cần gọi lại, cũng phải memo lại thông tin như trên để truyền đạt lại cho người đảm nhiệm.

Ví dụ:
Bạn         ：　田中は外出しております。夕方4時ごろに戻る予定ですが、よろしければ折り返しお電話させましょうか。
Người gọi：　はい、お願いします。
Bạn         ：　お電話番号を教えて頂けませんか。
Người gọi：　〇〇〇〇です。
Bạn         ：　念のために復唱します。お電話番号は〇〇〇〇、▲▲商事の▢▢様ですね。
Người gọi：　はい、そうです。
Bạn         ：　何 時くらいまでなら、お電話をおかけしても大丈夫でしょうか。
Người gọi：　午後3時以降なら大丈夫です。
Bạn         ：　私、◆◆と申します。ご用件は確かに承りましたので、どうぞよろしくお願いします。

②　Nếu người cần nghe máy có mặt

Trước khi chuyển máy, thông báo cho đối phương rồi nhấn nút giữ cuộc gọi (保留ボタン）, và nhớ khi chuyển máy, nói rõ tên riêng, tên công ty, mục đích cuộc gọi (nếu có) cho người đảm nhiệm.

Ví dụ:
Người gọi：人事部の田中様いらっしゃいますか。
Bạn         ：人事部の田中ですね。 お繋ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。
                （Nhấn nút 保留 và đi ra chỗ anh Tanaka/ hoặc ấn số nội bộ để gọi）
Bạn　　  ：▲▲会社の▢▢さんから、田中さんあてにお電話です。

Khi không nói chuyện trực tiếp với người đang nghe máy, phải ấn nút 保留. Không được bịt ống tai nghe, vì đối phương vẫn có thể nghe được.

Khi nói chuyện với người ngoài công ty, không thêm danh xưng vào sau tên người trong công ty, kể cả cấp trên và sempai.　Ví dụ: 田中さん→　田中

Step 4: Chào hỏi và gác máy

Sau khi chào, phải chờ đối phương tắt máy rồi mới nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống. Các cách chào tạm biệt qua điện thoại: các câu thường dùng khi chào tạm biệt là 「ありがとうございました」　「失礼致します」　「よろしくお願いいたします」

Khi có điện thoại không liên quan đến công việc gọi đến, tùy theo từng mục đích điện thoại để đối ứng một cách nhẹ nhàng, lịch sự.

・　Điện thoại quảng cáo: 「取り次ぎがないよう言われておりますので失礼します」
・　Điện thoại trêu chọc: 「営業中ですので失礼します」
・　Nhầm số: để tránh gọi nhầm lần nữa, đọc lại tên công ty và số điện thoại cho đối phương.

Hy vọng bài viết Giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng nhật sẽ giúp Bạn xử lý các tình huống trong thương mại tốt hơn.